Intensieve samenwerking, in de praktijk vaak vormgegeven door een fusieproces, is dan een optie. Bij Penta Rho hebben we de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met dergelijke vraagstukken, zowel op school- als op bestuursniveau. In dit artikel geven we een aantal overwegingen mee om een dergelijk proces optimaal uit te voeren.
Vaak is de aanleiding voor een dergelijk vraagstuk al langer in beeld. Zelden komt het voor dat een schoolbestuur verrast wordt door de aanleiding, vaak zien we dat die al langer op de agenda staat. Meestal is dit dan materie voor bestuur en eventueel de directie of MR. Teams zijn vaak minder geïnformeerd of betrokken bij de problematiek, ouders en eventueel buurtbewoners al helemaal niet. In veel gevallen omdat men bang is om onrust te veroorzaken. Echter heeft dit als consequentie dat de boodschap dat er zorgen zijn over het toekomstperspectief van de school dan als een donderslag bij heldere hemel kan komen. Het gevolg hiervan is dat weerstand tegen een eventuele verandering groot kan zijn.
Tip 1: Communiceer vroegtijdig
Voorkom tunnelvisie door je direct te richten op één scenario.
Communiceer vroegtijdig dát en wélke zorgen er zijn rondom het toekomstperspectief van de school of organisatie. Voorkom tunnelvisie door je direct te richten op één scenario.
Er zijn altijd meer wegen die naar Rome leiden. Als antwoord op vraagstukken rondom het toekomstperspectief van een school zijn altijd meerdere scenario’s te benoemen. Voorkom tunnelvisie door je direct te richten op één scenario. Voor de stakeholders die wat verder weg van de materie zitten kunnen wellicht wat minder voor de hand liggende of haalbare scenario’s wél een optie zijn. Door alle scenario’s uit te werken en te bespreken kan er in het vervolgtraject gefocust worden op één scenario.
Tip 2: Analyse mogelijke scenario's en benoem een voorkeurscenario
Maak een analyse van enigszins mogelijke scenario’s en benoem aan de hand van deze analyse een voorkeursscenario. Deel dit met de stakeholders. Een intentieverklaring waarin uitgesproken wordt dat dit specifieke scenario verder wordt onderzocht kan daarna helpend zijn om te focussen.
Vanaf het moment dat een voorkeursscenario is benoemd is het tijd voor een gedegen onderzoek. Voorlichting over de vormgeving van dit onderzoek is aan de orde voor MR’s, teams en ouders, ook de omgeving wordt meegenomen in de communicatie. Plaatselijke belangenverenigingen kunnen een grote rol spelen qua draagvlak in de omgeving, vergeet deze niet.
Tip 3: Communiceer over het uitgebreide onderzoek
Communiceer over het uitgebreide onderzoek naar het voorkeursscenario. Geef hierin ook aan wat de rol en invloed van ouders en teamleden is, dit vergroot het draagvlak voor een eventuele verandering. Maak ook helder dat besluitvorming aan het eind van het proces aan de orde is.
Een zorgvuldig ingericht stappenplan is aan de orde, dit voorkomt onrust en gevoel van onzekerheid.
Door de jaren heen is de regelgeving rondom fusietrajecten meermalen aangepast. Betrokken partijen verschillen per denominatie. De MR heeft een grote rol, soms heeft de gemeenteraad en/of het College van B&W een rol, maar ook de vakbonden, een schoolraad of notaris kunnen mee moeten doen in het proces. Een zorgvuldig ingericht stappenplan is aan de orde, dit voorkomt onrust en gevoel van onzekerheid.
Tijd is een belangrijke factor bij een onderzoek naar bijvoorbeeld een fusie. Duurt het onderzoek te lang, dan loopt alle energie eruit, gaat het te snel dan voelen mensen zich onder druk gezet. Vanuit onze ervaring duurt een zorgvuldig onderzoek naar fusie een jaar, vanaf het moment dat het voorkeursscenario is benoemd. Maak een goede planning voor alle overlegmomenten en formele momenten. Beschrijf dit in een procesplan waarin ook alle taken en verantwoordelijkheden van verschillende gremia zijn vastgelegd.
Tip 4: Een zorgvuldig uitgewerkt procesplan
Zorg voor een zorgvuldig uitgewerkt procesplan met voldoende tijd voor het onderzoek, beschrijf hierin alle formele stappen en de taken en verantwoordelijkheden van de deelnemers.
Beschrijf de opbrengsten van het onderzoek in een rapportage. Hierin is de uitwerking van alle vraagstukken die een fusie met zich meeneemt terug te vinden. Ook de Fusie Effect Rapportage (verplicht!) kan hier een plek in vinden. Dit is dan het document wat uiteindelijk het instemmings- en adviestraject ingaat.
Tip 5: Stel een fusierapportage op
Beschrijf de opbrengsten van het onderzoek in een zorgvuldig opgestelde fusierapportage. Deze rapportage geeft een helder beeld van de nieuwe situatie, de daarin benoemde opbrengsten kunnen tevens gebruikt worden om stakeholders aan het eind van het traject te informeren en daarna een raadpleging onder de ouders (ook verplicht!) te organiseren.
Tot slot, nog een paar overwegingen.
In dit artikel praten we over een onderzoek naar fusie. Realiseer je dat een onderzoek ook kan uitwijzen dat het voorkeursscenario niet haalbaar is. Een terugvalscenario benoemen (dat kan openhouden of sluiten van een school zijn) is zeker een optie.
Het is goed om tijdens het proces zorgvuldig een vinger aan de pols te houden. Vaak zie je dat als alle lichten op groen staan gaandeweg het traject er vaker gesproken wordt over een fusieproces in plaats van een onderzoek naar fusie. Prima, maar wees wel zorgvuldig in de communicatie.
Aan het hek bij het schoolplein worden de meeste zaken gedaan.
Die communicatie is erg belangrijk in een dergelijk proces. Zorg voor een regelmatige formele communicatie, bijvoorbeeld via een fusiebulletin of specifieke nieuwsbrief. Schuw ook de informele communicatie niet. Aan het hek bij het schoolplein worden de meeste zaken gedaan. Goed om daarbij te staan of ambassadeurs te benoemen die daar hun oor te luisteren leggen (MR, teamleden, directie). Informele koffiemomenten bieden voor betrokkenen laagdrempelige mogelijkheden om hun vragen te stellen en/of zorgen te uiten. Dit kan dan weer in de formele communicatie terugkomen zodat geruchten e.d. snel uit de wereld geholpen kunnen worden.
Een onderzoek naar bijvoorbeeld een fusie kan veel impact hebben op teams of ouders. De rol van de schoolleider is cruciaal. Een krachtige schooleider met goede communicatieve eigenschappen is zeer waardevol in dergelijke processen, ondersteund door een procesbegeleider. In een dergelijk onderzoek komt altijd ergens weerstand naar boven. Zorg voor een transparante zorgvuldige communicatie, dan is de kans het grootst dat er een positief resultaat gerealiseerd wordt. Dit positieve resultaat gaat wat Penta Rho betreft over kwalitatief goed en duurzaam (voor langere tijd) onderwijs voor alle leerlingen.
Meer informatie over Fusies en procesbegeleiding? Neem direct Contact met ons op.
